酒店IPTV物资与设备管理

       酒店IPTV的正常运营离不开各类物资与设备，酒店IPTV经理必须管理好酒店IPTV的物资与设备，避免不必要的损耗与损坏，控制酒店IPTV经营成本。

       Q先生：A经理，酒店IPTV的物资有很多，有些物资我还不熟悉，我怎样才能管理好这些物资呢？

       A经理：你要了解酒店IPTV物资管理的目的，掌握物资分类方法，明确物资采购流程，对物资的日常使用作出明确规定，还要做好库存管理工作。

       Q先生：A经理，酒店IPTV大大小小的设备也不少，我怎样才能做好这些设备的管理工作呢？

       A经理：首先你要了解酒店IPTV设备管理的特点，明确设备管理的要求，如分级归口管理、保修结合、提高设备管理效率等，你要着重做好设备的日常管理工作，如建立档案、落实责任制度等，你还要对设备进行维护保养，如明确保养周期、制订保养计划等。

       物资分类方法分为消耗定额和储备定额两种。

       消耗定额是指在一定时期内，为完成接待任务所需要耗用的物资数量。

       储备定额则是指在一定时期内，为保证接待服务活动不间断进行所需要的物资的储存数量。物资定额管理既是保证酒店IPTV业务需要和接待服务规格的物质基础，又是核定企业和部门物资资金需要数量、编制采购计划、做好库房管理、考核实际消耗和经营效果的客观依据。

1.制定依据

        消耗定额受多种因素的影响，其制定依据如图18-1所示。

图18-1  物资消耗定额制定依据

2.消耗定额指定方法

       由于酒店物资的消耗方式不通，其定额制定方法也不相同。主要方法如图18-2所示。

图18-2   物资消耗定额制定方法

       在酒店IPTV经营过程中，为了保证各项业务活动不间断地进行，降低采购成本，需要保持适当的库存。库存物资的储存周期要尽可能短。

1.经常库存定额法

       经常库存定额法即根据物资日均消耗量和前后两批物资进货间隔期的长短来核定库存物资数量。日均消耗量一般应根据淡旺季的不同，以实际统计数据为基础来确定。进货间隔期根据物资种类的不同，从十几天到两三个月不等。

2.经济库存定额法

       经济库存定额法即根据物资每次订货费用、库存维持费用，在保证不发生缺货损失（因缺货而影响业务所造成的经济损失）的前提下来制定库存定额的一种方法。这种方法主要适用于单位成本较高、容易缺货而酒店IPTV又需要经常使用的物资。其基本思路是：当一种物资在计划期内的需求总量确定后，其一次采购量与订货费用成反比关系，即批量越大、采购次数越少，其订货费用就越少；但一次采购量和库存维持费用成正比关系，即批量越大，花费在库存管理上的费用也越多。经济批量就是指花费在物资管理上的订货费用和储存费用都最少而又不发生缺货损失的物资一次采购量，即经济库存量。

3.零库存定额法

       零库存是指酒店IPTV基本不持有库存，而是由供应商根据采购订货协议或合同随时为酒店IPTV及相关部门提供物资送货上门服务的一种管理方法。说是零库存，其实一般并不是绝对无库存，而是根据物资种类和使用情况的不同，只保留2~3天的应急需要量。

       其余物资则每天请供应商按合同要求的品种、规格、型号、质量要求等按时送货。采用这种管理方法的好处是可以大量减少库存量和资金占用，节省费用开支。其不足之处是价格相对较高，如遇特殊情况或供应商出现问题，有可能发生物资短缺，影响酒店IPTV正常业务的开展。

物资采购是保证酒店IPTV业务需要、控制成本的重要环节。酒店IPTV经理应制定一套完整的采购流程，以便相关部门开展实际工作。具体流程如表18-1所示。

表18-1  酒店IPTV物资釆购流程

物资使用管理的工作重点包括以下三个方面。

1.标准配备

       酒店IPTV各部门都要根据本酒店IPTV的星级标准、接待规格，按定额标准配备好各种物资。所谓按定额标准配备，就是每个部门和服务项目所配备的各种物资都必须在品种、规格、数量、质量标准上达到定额要求。只有这样，才能保证接待规格符合要求。

2.补充更新

      酒店IPTV物资配备完成后，随着接待服务活动的开展，客用一次性消耗物资每天都要补充更新，客用多次性物资每天要严格按要求洗涤、擦拭、消毒后才能重新投入使用。凡是发生损坏、丢失、残破或达到规定的更新标准的，必须更新或补充。只有准确、及时和按标准做好补充更新工作，才能保证满足酒店IPTV各部门业务经营活动的需要，确保为客人提供优质服务。

3.定期统计

       在酒店IPTV物资的日常使用过程中，要以部门和班组为基础每天做好原始记录，以便定期考核各部门的物资使用效果。其中，对于食品原材料，要每天核算各餐厅的食品、饮料成本消耗额和成本率，逐日累计。对于其他物资，要每天记录、汇总各部门消耗，每月核算一次物资消耗额和费用率，以此作为控制酒店IPTV和各部门成本、费用的依据，为酒店IPTV经理等管理人员开展物资管理提供决策依据。

1.入库验收

入库验收是库存管理的首要环节。

       (1)要坚持所有购入物资都必须经过入库验收这个环节，包括直接投入使用的物资和食品原材料。

       (2)每次验收都要以发票为基础，逐项验收物资的数量、质量、价格，在这三个方面存在问题的，一律不得入库。

       (3)把验收结果认真填写在入库验收单上，采购员必须将入库验收单副本作为发票副联才能报账。

2.储存保管

       物资入库后，要做好物资的储存保管工作。

       (1)账务管理工作。仓库应设置“库存物资明细账”“库存货卡账”“进、销、存月报表”

3.库存盘点

       酒店IPTV所有库存须每月月底盘点一次，以便为酒店IPTV和各部门的消耗核算提供数据支持。具体盘点方法如下。

       (1)正式盘点前必须根据库存货卡和明细账算出各种物资的库存账面余额，以此作为盘点结果的比较依据。

       (2)逐项盘点、逐项记录库存实际余额，确保盘点记录准确无误。

       (3)盘盈盘亏时都要找出问题、查明原因。特别是需要报损处理的物资，均须报领导批准。

       (4)每次盘点和账面处理报领导和财务批准后，要做好库存物资的账面调整，以保证下月记账的基础数据准确无误。

出库管理的要点如下。

       (1)所有物资出库须凭有使用部门主管签字的领料单办理，不得打白条。

       (2)每次出库应当面办好交接手续，认真填好出库单，遵守库存管理制度。

       (3)及时将出库单据送财务部门核算记账，并认真做好库存明细账、库存货卡的账面调整。

酒店IPTV设备管理的基本要求如下。

1.分级归口管理

分级归口是酒店IPTV设备管理的主要要求。分级管理一般分为以下三级。

       (1)企业级。由主管酒店IPTV副经理和工程部主管负责，主要职责是制定设备管理方针政策、管理制度、预算审批等。酒店IPTV工程部是企业级的职能管理机构，负责设备管理的具体工作。

       (2)部门级。以使用部门为主，主要负责设备的日常使用、维护与保管工作。设备需要报修时，使用部门应协同工程部做好维修工作。

       (3)班组级。各班组负责本班组设备的日常使用，在使用时应遵守操作程序。

2.保修结合

       保修结合是指要将设备管理的工作重点放在各部门的日常使用和维护保养上面，重要设备和供客人直接使用的设备更应如此，工程部主要负责设备维修工作，形成预防为主、保修结合的良好态势，提高设备管理效果。

3.提高设备管理效率

       开展设备管理的目的是为业务经营活动提供后勤保障。在使用设备的过程中，一线部门如果发现设备故障或损坏，应立即向工程部报修。工程部收到报修通知后，必须在规定时间内(一般为5~10分钟)赶到现场维修，否则视为失职。每次维修完成后必须进行调试验收，并做好记录，由维修人员和使用人员共同签字。这样，就可以提高酒店IPTV设备维修的工作效率，防止互推责任，影响一线接待业务的正常开展。

设备日常管理的重点工作如下。

1.建立设备技术档案，掌握技术资料

       建立设备技术档案是酒店IPTV各部门从物质形态和价值形态两个方面做好设备日常管理的前提和基础。该项工作由酒店IPTV工程部和财务部专业人员共同完成。

2.落实责任制度

       在建立设备技术档案的基础上，酒店IPTV设备管理实行按部门分级、按使用归口、分工负责的制度，将设备日常管理责任落实到各部门、各班组和个人，如表18-2所示。

序号	内容	详细说明
1	工程部	全面负责设备购置、采购、安装调试、日常维修、保养、检修、更新改造等工作， 为酒店IPTV各部门业务活动的正常开展提供技术保障，由酒店IPTV经理直接领导
2	使用部门	负责所用设备的日常维护、保养、使用，确保其正常发挥效用。发生故障、损坏时 应及时报修
3	财务部	负责设备登记造册和编号、固定资产原值核算、固定资产折旧和分类折旧、固定资 产变动登记、固定资产卡片管理等工作，从价值形态上做好设备管理工作

3.提供业务保障

       酒店IPTV设备日常管理责任分属各级、各部门、各岗位员工。其中，需要专职设岗的重要设备大多由工程部专管人员操作，其余多由使用部门人员操作。不管属于哪一种设备，其日常管理的工作重点包括三个方面：一是重要设备包机定人，落实岗位责任制，每天做好设备运行记录，保证设备的安全、正常运转；二是制定和落实操作规程，按规定加油、紧固、操作，不许违章作业；三是掌握负荷，节省能耗。

       要想做好酒店IPTV设备的保养工作，就必须先明确其保养周期，然后根据保养周期制订保养计划，并按照相关计划来安排保养工作，具体如表18-3所示。

表18-3酒店IPTV设备保养周期

编号	设备名称	保养周期	保养项目
1	蒸箱	2个月	排污、气阀、蒸箱门、风机
2	电烤箱	季度	电气控制、机械联动、温控
3	排烟机	月度	电动机、联动、风轮、接线
4	炉灶、电机	季度	风机、气阀、联动轮、过滤网
5	运水烟罩	季度	压力泵、喷嘴、引风机、排水管
6	压面机	2个月	齿轮、电动机、机械、控制开关、接线
7	搅拌机	2个月	齿轮、电动机、机械、控制开关、接线
8	电饼铛	2个月	加热器、自动控制、控制开关、接线
9	豆浆机	2个月	电动机绝缘、磨片、过滤网
10	电炸锅	2个月	加热器、自动控制、温控、接线
11	电煎炉	2个月	加热器、自动控制、温控、接线
12	电煮炉	2个月	加热器、自动控制、温控、接线

40	排污泵系统	季度	控制、电动机、止回阀、池子
41	高配室	年度	除尘、接线、开关
42	低配室	年度	除尘、接线、开关
43	配电间	季度	除尘、接线、开关
44	房间配电箱	年度	除尘、接线、开关
45	投影仪	季度	除尘、接线、灯泡
46	音响系统	季度	除尘、音响、连线
47	水箱	月度	浮球、阀门、排污
48	补水泵	季度	电动机、轴承、水泵、阀门

当设备严重损坏不能继续使用或陈旧老化不能满足客人需求时，酒店IPTV须及时用新设备代替原有设备。酒店IPTV设备更新管理重点要做好以下工作，具体如图18-3所示。

图18-3酒店IPTV设备更新管理的重点环节